Postoje mnoge situacije gdje je potrebno pisati zahvalu u mailu. Zahvalnica  bi  mogla napraviti razliku između dobivanja posla, klijenta ili ugovora i zaobilaženja u poslovnom svijetu. Zahvalnica na intervjuu  može učvrstiti dojam koji ste ostavili kod sugovornika i istaknuti vas od konkurencije.

Pisanje zahvale u mailu način je da pokažete koliko cijenite primatelja. Ako odvojite vrijeme da napišete mail zahvale,  uvijek će biti cijenjena, bez obzira na okolnosti. Ljudi vole da im se zahvaljuje, a sjećaju se i onih koji odvoje vrijeme da pošalju poruku ili e-mail.

Načini kako se zahvaliti u mailu mogu se razlikovati ovisno o temi zahvale. Poslovni mail zahvale izvrstan je način za probijanje u poslovnom svijetu. Slanje poslovne zahvalnice nije samo profesionalno, to je način da izgradite odnos sa svojim profesionalnim poslovnim kontaktima.

Neke od poruka kako se zahvlaiti u mailu uključuju: „Cijenim vašu pomoć i veselim se što ćete nastaviti raditi s nama kao partnerom“ ili „Puno hvala što ste mi pružili ovu priliku“. Znati kako se zahvaliti u mailu može biti izuzetno korisno.