Mail ili elektronička pošta već je nekoliko godina unatrag preuzeo vodeće mjesto i u poslovnoj i u privatnoj komunikaciji pa je zato neophodno znati i pravilno pisanje maila.
Pravila e-mail bontona postaje neophodno poznavati i pridržavati ih se kako biste se i njima predstavili na najbolji mogući način.
Bez obzira da li tražite posao ili se obraćate poslovnom partneru ili odbijate ponudu vama nepoznatog ponuđača, pravilno pisanje maila je zaista vrlo važno.
Evo nekih naputaka za pravilno pisanje maila koja samo za vas izdvojili.
Prilikom pisanja maila obavezno navedite naslov odnosno „subject“ maila.
Što kraće, najbolje jednom riječju, naznačite o čemu je riječ o
mailu. Tako će osoba kojoj šaljete mail moći procijeniti koliko
joj je bitno odmah otvoriti mail. Ako je usred poslovnog
sastanka, a vi šaljete mail koji se odnosi na taj posao i niste
to naznačili, vjerojatno ga neće otvoriti, već će pričekati kraj
sastanka ili možda i kraj radnog vremena.
Naslov maila nemojte pisati velikim slovima, jer to u pismenom
obraćanju djeluje kao da vičete u usmenom. Dakle, napišite
“Ugovor” a ne “UGOVOR”. Uskličnik dodajte samo je zaista
riječ o važnom i hitnom mailu.
Oznaku hitno koristite samo ako je mail zaista hitan.
E-mail je elektronička verzija pisma, pa tako i za njega vrijede ista pravila koja ste mogli čitati u prethodnim člancima.
Osim što nije potrebno navoditi mjesto i datum, počinje se oslovljavanjem primatelja, potom se u novom odlomku navodi osnovni sadržaj poruke, u sljedećim se odlomcima ukratko navode dodatna objašnjenja i opisi ako su potrebni. Detaljnije opise, fotografije, skice i nacrte pošaljite u prilozima, a u tekstu maila navedite što sve prilažete. Završite pozdravom. Važno je da pismo bude gramatički i stilski korektno, tako da ne zlorabite vrijeme primatelja niti njegovu privatnost: u što kraćoj poruci treba prenijeti informaciju jasno i pregledno. To su pravila za pravilno pisanje maila koja vrijede i u formalnoj i u neformalnoj komunikaciji.
Ako pišete službeni mail tada pozdrav na početku treba biti
formalan primjerice:„Poštovani g. Mariću…“, a završetak „S
poštovanjem,“ i u redu ispod vaše ime, prezime, titula, pozicija
u kompaniji u kojoj radite, te službeni telefoni i kontakti
odnosno elektronička posjetnica s logotipom tvrtke ili
ustanove.
Nikada ne šaljite mailom povjerljive informacije ili informacije
koje bi se mogle zlorabiti
Privatne poruke nemojte slati koristeći poslovnu e-mail adresu, ako je otvorena na serveru ili domeni odnosno računu vašeg poslodavca. Poslodavac je vlasnik vaše poslovne e-mail adrese pa ju može čitati, snimati i njome manipulirati kao svim svojim vlasništvom. Pazite zato da sebe i kolege ne dovedete u neugodan položaj, a znam i za slučaj kada je ovakva prepiska rezultirala otkazom.
Tuđe e-mail adrese nemojte davati drugima bez dopuštenja.
Ako šaljete e-mail većem broju primatelja, učinite to tako da
adrese ostalih primatelja ne budu svima vidljive. Tako štitite i
sebe i osobe koje su vam dale svoje e-mail adrese.
Potvrdite primitak važnog e-maila
Kada šaljete važan e-mail, bilo da je u njemu riječ o ponudi, ugovoru, računu ili potvrdi termina i mjesta sastanka, važna vam je povratna informacija da je poruka primljena. Kod upućivanja maila možete automatizirati da se primatelju prilikom otvaranja maila otvori prozorčić s upitom da potvrdi primitak maila. Kada klikne na „Da“ vama stiže poruka da je mail pročitan i u koje vrijeme. Ne dobijete li takvu potvrdu, provjerite još telefonom primitak vašeg maila ili ponovo pošaljite poruku.
Ako ste primili e-mail poruku koja zahtijeva odgovor, važno je da
na nju odgovorite što prije.
Ako ne želite biti nepristojni, a želite izbjeći stalno
pregledavanje e-mail pošte i odgovaranje, uljudnije je da na svom
e-mailu uključite opciju automatskog odgovora na svaki pristigli
mail: „Privremeno sam odsutan. Javit ću se čim to bude moguće."
Nadamo se da se nakon ovih naputaka za pravilno pisanje
maila osjećate sigurnije u ovom elektroničkom
svijetu.
I za kraj jedna važna napomena, a to je da ne prosljeđujete
„lance sreće“ elektroničkom poštom jer oduzimate dragocjeno
vrijeme i donosite smeće u tuđi sandučić s elektroničkom poštom.
Čitaj, prati i komentiraj naše priče i na našoj Facebook stranici Život i stil!
