Poslovna komunikacija najčešće se odvija preko e-maila i većina nas sigurno zna neka osnovna pravila pisanja mailova kako ne bi ostavili šlampavi i neprofesionalni dojam. Međutim, i najboljima se potkrade greška zbog brzine i osjećaja slobode u pisanju.
Te greške u komunikaciji nikako nisu smrtno ozbiljne, ali vas u najgorem slučaju mogu koštati dobre reputacije, kako na poslovnom, tako i na privatnom planu. Zato nije zgorega da se malo podsjetite nekih pravila bontona u komunikaciji e-mailom, ali i naučite nešto novo.
1. Ne pišite o privatnim stvarima
Svi smo bar jednom čuli kako su nečije privatne informacije završile na tko zna čijim adresama, širile se među kolegama i poznanicima i naposlijetku ih je cijeli Internet mogao pročitati. Jedna od najvažnijih stvari u e-mail komunikaciji jest znati što se može reći, a što ne.
2. Kratko se predstavite
Ako pišete nekome s kim niste prethodno komunicirali, pristojno je kratko se predstaviti - tko se i što radite. Opsežna biografija nije potrebna.
3. Ne šaljite e-mailove ako ste ljuti
Budući da se e-mail mnogim ljudima čini vrlo neformalnim oblikom komunikacije, često upadnu u zamku pa šalju ljutite poruke trgovcima i dobavljačima, žale se na strogog šefa i slično. Na ovo zaboravite jer ne znate do koga bi sve mogao doći vaš ljutiti rant.
4. Štedljivo koristite uskličnike
Kao i velika slova, tako i uskličnici u pisanoj komunikaciji djeluju kao da se derete ili ste neozbiljni. Ograničite se na jedan uskličnik po e-mailu.
5. Odgovorite pravovremeno
Nije potrebno odgovoriti na primljeni mail čim ga dobijete osim ako vaš posao to ne zahtjeva. No, primatelj ne bi trebao čekati danima dok se vi udostojite odgovoriti. Ovisno o vrsti pošte i pošiljatelja, primjereno je odgovoriti unutar 24 do 48 sati.
6. Ne šaljite mailove od jedne riječi
'Hvala', 'OK' ili 'dobro' prolazi na chatu ili u sms-porukama, ali u komunikaciji e-mailom izgleda nedovršeno i šlampavo. Slobodno stavite 'odgovor nije nužan' na vrh e-maila ako ga ne očekujete.
7. Izbjegavajte kratice, žargon, sleng i emotikone
Ako pišete na engleskom, koristite pune riječi, a ne '4 U' umjesto 'for you' ili 'gr8' umjesto 'great'. Također izbjegavajte izražavati se kao kvartovski klinci jer izgleda vrlo neprofesionalno, a emotikone zadržite za one koje već poznajete.
8. Napišite jasan predmet razgovora
Predmet razgovora mora biti naveden kako vaš e-mail ne bi završio u smeću ili bio previđen. Također mora biti jasan i sažet te opisivati temu e-maila. I bez gramatičkih grešaka.
9. Upozorite primatelja na veliki privitak
Slanje velikih privitaka može zakrčiti primateljev pretinac i spriječiti primanje drugih važnih e-mailova. Ako šaljete nešto što prelazi 500 KB, pitajte primatelja možete li mu i kada poslati jedan veći primitak.
10. 'Odgovori svima'
Koristite ovu opciju samo ako zaista svi trebaju znati vaš odgovor.
11. Znajte kada treba nazvati
Kada tema ima puno parametara koje treba objasniti, nemojte nastaviti raspravu putem e-maila već nazovite sugovornika. Također, e-mail se ne koristi kod last-minute otkazivanja dogovora ili za prenošenje loših vijesti. No ako vijest treba stići do vleikog broja ljudi, e-mail je ipak bolja opcija.
12. Budite kratki i jasni
Dugački e-mailovi pripadaju prošlosti. Sve se može reći u nekoliko rečenica jer se nikome ne čitaju romani. Koristite paragrafe za lakše čitanje, a svrha maila trebala bi biti navedena u prvih nekoliko rečenica.
13. Uključite potpis
Bez obzira što u svakom e-mailu piše s koje adrese je poslan, vaš potpis na kraju poruke izgleda vrlo profesionalno i olakšava primatelju pronaći važne informacije. U potpis uključite ime i prezime, vaše zanimanje te linkove na društvene mreže ako ih imate.
14. Korištenje automatskog odgovora
Automatski odgovori odlični su ako ste na van zemlje, na poslovnom putovanju ili godišnjem odmoru.
15. Upoznajte svoju publiku
Vaš pozdrav na početku i kraju e-maila mora biti u skladu s razinom formalnosti i poštovanja prema osobi kojoj šaljete poštu. Uvijek pišite za osobu koja će primiti vaš mail. Ako je ona uvijek izrazito formalna i pristojna, takvi trebate biti i vi.
