Poznavajući pravila bontona manje ćemo razmišljati o tome tko treba nešto napraviti prvi, kako se ponašati za ručkom ili što odjenuti na sastanak. Poslovni bonton služi kako bi postavio standarde, pomaže nam osjećati se ugodnije tijekom razgovora i potrebno ga je savladati. Dajte si vremena, proučavajte što drugi rade, pitajte kolege i tražite savjet ako niste sigurni jer - i to je dio bontona. Evo nekoliko kratkih, ali korisnih savjeta predavača s Visoke poslovne škole Zagreb (VPŠZ).
Rukovanje kao prvi dojam
Ova jednostavna gesta pokazuje kakvi ste; pristojni, samouvjereni i pristupačni, no istovremeno može i odrediti ton buduće suradnje. Rukujte se dovoljno snažno i gledajte sugovornika u oči. Upoznajete li pritom tu osobu sa svojim kolegama, predstavite ih imenom i prezimenom.
Vizitke - da ili ne?
Nemojte ih dijeliti baš svakome, to bi se moglo protumačiti kao agresivna gesta i pripisati neiskustvu. Vizitka nikako nije isprika za kontakt, niti zamjena za kvalitetno upoznavanje. Najprije pitajte osobu može li vam dati svoju ili pitajte smijete li ostaviti svoju vizitku.
Sam naziv govori - dobar ton. Upravo tako trebate komunicirati
U poslovnom razgovoru važno je biti uljudan i pristojan, te pokazivati poštovanje prema sugovorniku. To znači aktivno slušanje i sudjelovanje u razgovoru, gledanje u oči, te obavezno korištenje njegova imena i prezimena. Time pokazujemo kako smo pozorno slušali i potrudili se zapamtiti ime, a ujedno osobi dajemo na važnosti i značaju.
Pet minuta kašnjenja svi će vam tolerirati
Ako ikako možete – nemojte kasniti uopće. Isto kao i vi, i ostali su (pre)zaposleni, a dolaskom na vrijeme pokazujete kako cijenite njihovo. Kašnjenje ne znači da ste u gužvi, nego da ste nepristojni. U slučaju da ipak kasnite više od desetak minuta, obavijestite osobu s kojom ste dogovorili sastanak, a kasnite li preko 15 minuta, nazovite i predložite novi termin. Za vrijeme sastanka ugasite zvuk telefona. Nemojte odgovarati na mailove niti tipkati ispod stola, već se fokusirajte na razgovor.
Ne želite da vam ljudi ulaze u ured nenajavljeni?
Nemojte niti vi njima. Ništa nije toliko hitno da ne biste trebali pokucati. Čak i ako su vrata otvorena, kucnite po njima i pitajte smijete li na trenutak ući. Ako mislite da će razgovor potrajati više od nekoliko minuta, najavite se mailom ili telefonom.
Bonton nije rezerviran samo za osobne susrete
Nemojte tračati! Da, ovo spada baš ovdje. Iako se ponekad teško oduprijeti "bezazlenom" pričanju o kolegama, ogovaranje nikada nije mala stvar. Osim što nije lijepo prema kolegama, to ostavlja loš dojam o vama. Ne hvatajte se u tu klopku. Također, nikada nemojte prisluškivati razgovore ili pregledavati tuđe mailove.
Uvijek provjerite mail prije nego što stisnete 'send'
Provjerite dvaput ima li vaš mail gramatičkih grešaka, jeste li odgovorili baš svima koji su uključeni u mail (CC) i jeste li pravilo unijeli adrese koje se (ne) smiju prikazivati primateljima (BCC). Sam mail ograničite na dvadesetak redova, a ostatak željene poruke priložite. Koliko god to željeli, izbjegavajte upotrebu emotikona u poslovnoj korespondenciji. Barem dok nekoga dovoljno ne upoznate i uvjerite se kako mu je takva komunikacija prihvatljiva. Na kraju, ne zaboravite se potpisati i ostaviti sve potrebne kontakte, a ako ćete neko vrijeme biti van ureda, postavite auto-odgovor i navedite zamjenski kontakt.
