Danas su poslovni ljudi skloni koristiti pisanje poslovnog maila za svaku vrstu poslovnog komuniciranja, što baš i nije dobro.
Pisanje mailova skriva više načina kojima se možete obratiti primatelju elektroničke pošte.
Znajte da će svaki primatelj prvo provjeriti tko je poslao mail pa stoga u kućici “od” neka prvo piše vaše ime, a potom tvrtka koju zastupate.
Pisanje poslovnog maila uvijek ima svoja opća pravila kojih se treba pridržavati.
Pripazite da ime primatelja uvijek bude ispravno napisano.
Pisanje poslovnog maila podrazumijeva poznavanje nekih
elektroničkih zakona.
Prilikom pisanja poslovnog maila treba paziti na stil i ton koji
su nerazdvojni dijelovi maila, to su detalji maila na koje je
potrebno obratiti posebnu pažnju., jer neodgovarajući ton i stil
stvaraju pogrešan dojam.
Tako je kod poslovnih mailova dobro sažeti način izražavanja.
Svaki čitatelj želi osjetiti da se obraćate njemu osobno.
Kod pisanja poslovnog maila vrlo je važno
pogoditi pravi ton, a on treba biti neutralan, bez
pompoznih riječi i rečeničnih sklopova i nikako ne smijete
koristiti i suviše neformalan i kolokvijalan jezik. U pisanju
posebno važnog poslovnog maila treba paziti na svaku nijansu u
izražavanju.
Ako pišete svježinom i iskrenošću, bit ćete i vrlo blizu da
napišete uspješan mail.
Pisanje poslovnog maila mora biti takvo da je lako za čitanje i
da je privlačno za gledanje.
Za svaku novu misao koristite novu rečenicu i izrazite je što je
moguće jednostavnije.
Opredijelite se za oblik pisma koji vam se čini najpreglednijim i
najpraktičnijim, bilo da je riječ o tzv. blok formi ili
oblikovanju s uvlakama. Naravno, raznim grafičkim detaljima
možete naglasiti važne dijelove teksta. To je moguće
podcrtavanjem, korištenjem velikih slova i sl.
Ako niste sigurni što napisati na kraju, odlučite se za “sve
najbolje” i sigurno nećete pogriješiti.
Ono što definitivno treba izbaciti iz svake komunikacije mailom
su pozdravi kao “xoxo” ili “xx”.
Popis riječi koje ne bi trebalo koristiti proširuje se i na:
“srdačno”, “najsrdačnije”, “živjeli”, korištenje inicijala i
vlastitog imena kao i “s poštovanjem”.
Najvažniji, središnji dio teksta je PORUKA, odnosno bit pisma.
Osobito ovaj dio mora uvijek biti izražen jasnom i nedvosmislenom
formulacijom.
Ako rečenica u vašem mailu ima 30 ili više riječi, vjerojatno je
predugačka. Težite prema prosječnoj dužini od 16 riječi do
najviše 25 riječi.
Kratke rečenice i jednostavnije interpunkcije, točka i zarez, olakšavaju čitanje. Bitno je da vaše pisanje poslovnog maila bude iskreno, točno, jezgrovito, jasno, te pisano standardnim jezikom.
Ako ste mail počeli s pozdravom, onda se preporučuje i završiti ga s nečim, a obavezno ga zaključite svojim e-potpisom.
Čitaj, prati i komentiraj naše priče i na našoj Facebook stranici Život i stil!
