Masovni e-mailovi, iako omraženi, vrlo su korisni u nekim situacijama. Ako pozivate ljude na tulum, mijenjate broj telefona ili javljate svojim podređenima da vas u petak neće biti na poslu, masovni e-mail spasit će vas gnjavaže. Da ne biste navukli bijes kolega i prijatelja, donosimo neka pravila za korištenje gumba "odgovori svima".
Uzmite minutu za razmišljanje Prije nego stisnete gumb "odgovori svima", upitajte se trebaju li svi na popisu znati ono što ste napisali. Vrlo često je odgovor da ne trebaju. Ovo pogotovo vrijedi za e-mailove koji sadrže informacije o radnom vremenu ureda, popravcima u uredu i odlasku ljudi na godišnji.
Odgovorite na pitanja Ako je nakon prvog koraka vaš odgovor pozitivan, smijete poslati odgovor svima, no onda se držite sadržaja maila. Ako je vaš prijatelj pitao "Što ćemo raditi večeras, društvo?", očekuje mišljenje svakog od primatelja. Odgovorite prijedlogom, a ne "Nemam pojma" ili "Danas je moj red za čuvanje psa".
Zadržite interne fore za sebe Kad se šalju masovni e-mailovi, netko uvijek dobije potrebu demonstrirati koliko je blizak s nekom drugom osobom uključenom u slanje poruka, pa svima pošalje referencu na neki zajednički provod. Ne budite ta nesigurna osoba, izgledat ćete loše u očima ostalih.
Ne zahvaljujte Kolega je sinoć isprobavao novi recept za kolač, pa je danas svima donio desert i to javio e-mailom. Ne šaljite poruku u kojoj stoji samo "hvala". Zatrpat ćete njegov inbox i inboxe ostatka ureda bez ikakvog razloga. Ako želite zahvaliti kolegi, učinite to osobno. Na kraju krajeva, u istom ste uredu!
Radije odgovorite jednoj osobi Ako niste sigurni želite li da vaš odgovor čitaju svi, radije ga pošaljite samo jednoj osobi da poslije ne zažalite. Ako ste rekli nešto dovoljno pametno, osoba koja je započela slanje poruka to će podijeliti s grupom, a ako ispadnete glupi, osramotili ste se samo pred jednom osobom.
Izbjegavajte pasivno-agresivni CC Ponekad pošaljete e-mail samo jednoj osobi, no ona pri odgovoru u CC doda svog šefa, prijatelja, ili neku drugu osobu s kojom ne želite komunicirati. Pri ovakvim odgovorima nema potrebe odgovarati svima. Jednostavno odgovorite osobi s kojom ste htjeli komunicirati, ignorirajući sve osobe u CC-u.
Bolje spriječiti nego liječiti Ako želite poslati e-mail na više adresa, a ne želite da se on pretvori u spamfest, stavite adrese u BCC. Tako one neće biti vidljive nikome od primatelja i svi će odgovori ići samo vama.
